Beursvoorwaarden

 

Inschrijving

1. 

Door middel van een volledig ingevuld inschrijfformulier of een voor akkoord getekend voorstel, ingezonden of gefaxed aan de organisatie, verklaart de aanvrager (deelnemer) zich akkoord met de tentoonstellingsvoorwaarden voor deelneming aan de beurs en met alle huur- en verzekeringsvoorwaarden die gelden voor de organisatie.

 

2.

 Aan de inschrijving kan geen recht op vaststelling van standlocatie, standruimte, standbouw, workshop/ masterclassruimte of topdiscussie(s) worden ontleend. De organisatoren kunnen in bijzondere gevallen of indien dit om organisatorische redenen nodig mocht blijken, een inschrijving niet in behandeling nemen, minder standruimte vaststellen dan waarvoor is ingeschreven, tot wijziging van al vastgestelde standruimte besluiten, de standlocatie veranderen, al verleende vaststelling intrekken of tijdstippen van topdiscussies of workshops / masterclasses wijzigen, zonder dat de deelnemer aanspraak kan maken op vergoeding van schade.

  

3.

 De op het inschrijfformulier gevraagde gegevens dienen volledig en naar waarheid te worden vermeld. De organisatie heeft, zonder daartoe tot enige schadevergoeding verplicht te zijn, het recht, goederen en diensten die zij niet toelaatbaar acht, te weigeren, respectievelijk meteen van de beurs te doen verwijderen.

 

4.

 Het onderverhuren of overdragen van standruimte, standbouw, workshops / masterclasses of topdiscussie(s) is niet toegestaan, evenmin het kosteloos afstaan hiervan, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk door de organisatie toegestaan.


Annulering

1. 

De organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde, wegens bijzondere omstandigheden (overmacht) de data voor de expositie te wijzigen of de beurs geen doorgang te laten vinden, zonder dat in die gevallen de deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade, tegenover de organisatie.

 

2.

 Vindt de beurs geen doorgang, dan worden de inschrijvingen en eventueel al verstrekte toewijzingen van beursruimte als vervallen beschouwd en zullen de door de deelnemer gedane betalingen aan Nobiles Media, ter zake van die beurseditie, worden vergoed.

 

3.

 Aan een inschrijving kan door de deelnemer geen voorwaarde worden verbonden. Een inschrijving kan niet éénzijdig door de deelnemer worden ingetrokken dan wel gewijzigd. Bij annulering van de beursdeelname is de deelnemer verplicht het totale deelnamebedrag te voldoen. Indien de annulering vanaf 8 weken voorafgaand aan de beurs plaatsvindt, wordt aan de hand van een verschijningsplicht een extra annuleringsboete doorberekend van 25% van het orderbedrag bóvenop het originele orderbedrag. Dit in verband met het feit dat de deelname vanaf 8 weken voorafgaand aan de beurs wordt gecommuniceerd in alle media uitingen.

 

Betalingstermijn

1. 

Indien de deelnemer niet aan zijn financiële verplichtingen voldoet, is de organisatie gerechtigd niet tot vaststellen van standruimte over te gaan dan wel een al verleende vaststelling in te trekken of geen standruimte ter beschikking te stellen, onverminderd de aanspraak van de organisatie op volledige vergoeding van de totale huursom.

 

2.

 De organisatie is gerechtigd de invordering van de door de deelnemer verschuldigde bedragen uit handen te geven, waarbij alle kosten, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke, ten laste komen van de deelnemer, vermeerderd met de dan geldende wettelijke rente, gerekend vanaf de vervaldag van de verschuldigde bedragen.

 

3.

 De betaling van de totale (huur)som door de deelnemer zal geschieden binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur die Nobiles Media zal sturen nadat Nobiles Media de inschrijving heeft ontvangen van deelnemer, doch uiterlijk 30 dagen voordat de beurs zal plaatsvinden.

 

Aansprakelijkheid

1. 

Goederen bevinden zich in het beursgebouw, de omliggende of bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de deelnemer. De organisatie belast zich niet met het verzekeren daarvan. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade (inclusief vermissing) uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan goederen of personen, veroorzaakt door of in verband met het deelnemen aan de beurs. Evenmin is de organisatie aansprakelijk voor schade van derden, veroorzaakt door het gebruik van de stand, workshop / masterclassruimte of door de deelnemer of zijn personeel. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor vorderingen van derden uit deze hoofde.

 

2.

De deelnemer is aansprakelijk voor, en is verplicht verzekerd te zijn tegen, alle schade, die door toedoen of nalatigheid van zichzelf, zijn personeel dan wel door zijn inzendingen, op welke wijze ook, aan goederen van en/of personen werkzaam bij of in opdracht van de organisatie wordt veroorzaakt. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor alle aanspraken die anderen terzake zouden kunnen doen gelden.

 

3.

 De organisatie is niet verantwoordelijk voor de goede werking van enige technische installatie en voor eventuele schade in welke vorm dan ook, welke voor de deelnemer mocht ontstaan.

 

4.

 Aan de wanden en op de vloeren van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs c.q. de gehuurde standbouw mogen geen spijkers worden aangebracht, noch daarin gaten worden geboord, noch enige voorziening verricht die deze (kunnen) beschadigen. Het gebruik van dubbelzijdig tape is niet toegestaan. De deelnemer stelt zich volledig aansprakelijk voor het herstel van de door zijn (of zijn medewerkers) toedoen ontstane beschadigingen van vloeren, wanden, muren, kolommen en enig ander meubilair of inventaris.

 

Standbouw

1. 

Er zijn twee typen standbouw toegestaan, te weten eigen standbouw (ontworpen en gebouwd door een erkende standbouwer) en uniforme (standaard) standbouw, welke uitsluitend via de organisatie is te verkrijgen. De huurder van standruimte is verplicht te voldoen aan de kwaliteitsnormen van de organisatie ten aanzien van eigen standbouw. Daarbij mag de huurder geen gebruik maken van de wanden van de buurstands. Inrichtingselementen zoals mobiele en uitklapbare presentatiewanden, expositiepanelen, displays of informatiezuilen zijn als standbouw dus onvoldoende. Voldoet de huurder niet aan deze kwaliteitseisen, dan is de organisatie gerechtigd op kosten van de huurder door de huisstandbouwer standaard standbouw te laten neerzetten, zodanig dat de stand van de huurder aan de gemiddelde kwaliteitseisen voldoet. De standbouwwanden moeten tenminste 2,50 meter hoog zijn. Indien de wanden van de huurder hoger of lager zijn dan 2,50 meter, is de huurder verplicht vooraf toestemming te vragen aan de organisatie. Iedere stand dient voorzien te zijn van een gedrukte en duidelijke firmanaam. Afwijken van deze regels is niet mogelijk, dan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de organisatie.

 

2.

 In geval van etagebouw is vooraf schriftelijk toestemming van de organisatie nodig. Eveneens is toestemming nodig van de gemeente waar de beurs plaatsvindt. De elementen van de  goedkeuringsaanvraag kunnen op aanvraag bij de organisatie worden verkregen. De deelnemer dient rekening te houden met extra kosten.

 

Gedragscode

1. 

a. 

Het is de deelnemer, tenzij vooraf schriftelijke toestemming van de organisatie is verkregen, niet toegestaan om:

 

- In de gangpaden, de andere openbare delen van het beursgebouw, alsmede in een straal van 2 kilometer buiten de beurshal, folders of enig ander promotiemateriaal uit te delen, neer te leggen, op te hangen, uit te zenden of neer te zetten, 
- In of buiten de eigen standruimte of gehuurde workshop / masterclassruimte op enigerlei wijze geluidshinder of anderszins overlast te veroorzaken.

 

b.

De organisatie bepaalt of en wanneer er sprake is van de onder a. genoemde situaties. 

 

c.

 

De deelnemer is verplicht de instructies van de organisatie op te volgen.

 

d.

De organisatie is, ongeacht de gegeven toestemming, te allen tijde bevoegd, zonder opgaaf van redenen en zonder dat de organisatie aansprakelijk wordt voor de hierdoor geleden schade, de gegeven toestemming in te trekken dan wel instructies en aanwijzingen te geven die afwijken van de gegeven toestemming. 

 

2.

Deelnemers aan het inhoudelijke programma (sprekers en exposanten) zijn tijdens de beurs verplicht te allen tijde gehoor te geven aan instructies van de organisatie.

 

3.

De huurder van standruimte is verplicht de aanwijzingen namens of van de organisatie of de brandweer op te volgen met betrekking tot de opbouw, de inrichting, het onderhoud en de afbouw van de stand.

 

4.

Indien de huurder met een voertuig de hal in wil om te laden en te lossen dient de huurder hiervoor vooraf schriftelijk toestemming aan te vragen bij de organisatie en de dutymanager van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs. 

 

5.

 Het is niet toegestaan dranken en etenswaren op de stand te houden, behalve wanneer zij betrokken zijn via de horeca afdeling van de  Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs of van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs toestemming daarvoor is verkregen.


Slotbepalingen

1. 

De gas- en elektriciteitsaansluiting en water aan- en afvoer kunnen uitsluitend worden verzorgd door of namens een door de organisatie aangestelde erkende installateur. De standinstallaties dienen te voldoen aan de voorschriften van het Gemeentelijk Energiebedrijf en zullen door een, door de organisatie aangestelde, installateur worden gekeurd alvorens te worden aangesloten.

 

2.

 In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.

 

3.

 De organisatie heeft het recht om tegen de deelnemer die handelt in strijd met bepalingen uit deze tentoonstellingsvoorwaarden, of die door of namens de organisatie verstrekte aanwijzingen niet opvolgt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst één of meer van de volgende maatregelen te nemen;
- met onmiddellijke ingang de betrokkenen de toegang tot het beursgebouw te weigeren

- zijn stand te doen sluiten en/of te ontruimen

- zijn workshops / masterclasses af te gelasten en/of te onderbreken

- de tentoongestelde goederen alsmede al hetgeen is opgebouwd en aangebracht onder zich te houden, zonder dat de deelnemer recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade.